Gestion documentaire au Foyer de Jeunes Travailleurs Les Hypoquets

Contexte

Depuis 40 ans, pour répondre à l’exclusion et à l’isolement des personnes en difficulté, Habitat et Humanisme agit en faveur du logement, de l’insertion et de la recréation des liens sociaux. Au sein des 56 associations locales d’Habitat et Humanisme, nos équipes de bénévoles et de salariés sont engagées au quotidien pour permettre aux personnes précarisées d’être logées dignement et de retrouver une confiance et de l’autonomie.

Habitat et Humanisme Ile-de-France gère un foyer de jeunes travailleurs, les Hypoquets. Cet établissement social accueille des jeunes femmes et hommes âgés de 16 à 25 ans (jusqu’à 30 ans dans certains cas) en cours d’insertion sociale et professionnelle. Il offre une solution de logement temporaire comprenant des logements privatifs et des espaces collectifs à partager : salon, jardin, cuisine…

Au-delà des missions premières du foyer – offrir un logement digne et accessible aux jeunes, soutenir leur autonomie et leur insertion sociale dans les différents domaines de la vie quotidienne, favoriser l’ouverture à une citoyenneté active – il promeut aussi, de par le brassage de populations différentes et d’origines diverses qui le traverse, des valeurs d’ouverture à l’autre, de tolérance et de non-discrimination. La mixité culturelle et sociale qu’il favorise est également au cœur du projet d’Habitat et Humanisme et s’en trouve renforcée.

Afin de soutenir l’activité quotidienne et garantir la traçabilité de ses actions, le FJT souhaite mettre à jour sa gestion documentaire. Cette mise à jour est d’autant plus nécessaire qu’une partie des documents physiques est antérieure à la fusion du FJT Les Hypoquets avec l’association Habitat et Humanisme (2021). Les archives, tant physiques que numériques, sont essentielles pour garantir la pérennité des informations, respecter les obligations légales, et faciliter l’accès aux documents pour les équipes internes.

Cette mission s’inscrit dans une démarche de réorganisation et de structuration, avec comme première étape, le tri et l’archivage des documents papier du FJT. Puis dans un second temps la numérisation et le classement numérique.

Votre mission

 En Lien avec la responsable du FJT :

• Archiver les documents papiers
  • Trier et classer tous les documents papiers du FJT
  • S’assurer de la mise en boîtes des archives

• • Recenser et sélectionner les documents à transmettre aux partenaires
    • Identifier les partenaires (mairie, associations, …)
    • Distinguer les documents à leur transmettre
  • Organiser les archives physiques
  • S’assurer de la mise à jour :
  • Du plan des travées et de leur nom
  • Des boîtes archives avec toutes les indications nécessaires et légales
  • Créer un inventaire des archives physiques actuelles
  • Elaborer un outil de suivi des archives

• Organiser la gestion documentaire (physique et numérique)

Actualiser l’archivage numérique :

• • Concevoir une arborescence numérique des dossiers d’archivage physiques et des dossiers numériques existants
  • Scanner les documents des archives physiques
  • Classer ces documents selon l’arborescence définie et validée
  • Harmoniser les titres des dossiers/documents

• Par la suite et optionnellement : Former l’équipe du FJT l’organisation de la gestion documentaire (physique et numérique)

Compétences et savoir-faire :

• Maîtrise des principes de gestion des archives
• Connaissance du Pack Office
• Rigueur et méthodologie
• Organisation personnelle
• Sens et respect de la confidentialité
• Autonomie

une à 3  1/2 journée par semaine (en fonction des disponibilités)