Coordinateur des achats

Contexte

Depuis 40 ans, pour répondre à l’exclusion et à l’isolement des personnes en difficulté, Habitat Humanisme agit en faveur du logement, de l’insertion et de la recréation des liens sociaux. Au sein des 58 associations locales d’Habitat et Humanisme, les équipes de bénévoles et de salariés sont engagées au quotidien pour permettre aux personnes précarisées d’être logées dignement et de retrouver confiance et autonomie.

L’association habitat Humanisme Sud-Garonne existe depuis 30 ans et est en croissance d’activités. Elle gère actuellement environ 200 logements avec l’aide d’environ 100 bénévoles et de 20 salariées.

Objectif de la mission

Assurer la coordination, planification, la passation et le suivi des achats de matériels (petits et gros équipements) et de prestations (énergie, maintenance équipements, nettoyage, …) nécessaires au bon fonctionnement des activités de l’association, dans le respect des procédures internes et des principes de transparence des achats.

Principales responsabilités

• Analyse des besoins
• Recherche et sélection des fournisseurs
• Gérer le référencement des fournisseurs (locaux ou nationaux)
• Dans le cas d’achats répétitifs, gérer le référencement des articles sélectionnés en accord avec les utilisateurs.
• Gestion des liens éventuels avec les centrales d’achat (prospection, adhésion, …)
• Être l’interlocuteur principal de la Fédération Habitat et Humanisme pour ce qui relève des conventions nationales
• Planification et organisation
• Établir un calendrier prévisionnel des achats (pour les achats en lot) et préparer les bons de commande
• S’assurer en liaison avec la Trésorière de la disponibilité de la trésorerie et de la cohérence avec les budgets alloués
• Passation de l’achat : en direct avec le fournisseur ou via Internet
• Suivi des commandes et livraisons : assurer le suivi des délais et la conformité des livraisons
• Gestion administrative : tenir à jour les registres des achats et veiller au respect des procédures (délégation d’achats, circuit approbation commandes)
• Assurer le recueil du retour d’expérience utilisateur
• Travailler en lien avec les demandeurs et la comptabilité et informer les équipes sur l’état des commandes
• Assurer le lien avec l’équipe GLA, les bricoleurs, et la gouvernance (direction, bureau et si nécessaire COPIL)

Des formations seront disponibles afin d’intégrer l’association.

Compétences et qualités requises

• Organisation et rigueur
• Capacité à négocier et à communiquer
• Connaissance des outils bureautiques (Excel, écosystème Microsoft,…), à l’aise dans l’utilisation d’internet pour les recherches et la passation des commandes, …
• Sens de l’éthique et de la transparence