Contexte
Basée à Cherbourg-en-Cotentin, c’est en 2003 qu’a été créée l’association Habitat et Humanisme Manche avec pour objectif de loger et d’accompagner des personnes défavorisées, en portant une attention toute particulière aux personnes vieillissantes en situation de handicap mental, une spécificité de notre association qui souhaite proposer des solutions innovantes pour un public fragilisé.
Les missions
Veiller au respect des obligations statutaires
- Déclarer à la préfecture la liste des membres du Conseil d’administration et du bureau ainsi que toute modification qui intervient dans la vie de l’association (Modification des statuts, transfert du siège social, changement de dirigeant…) ;
- Veiller au respect des dispositions règlementaires : signatures, procurations, présence, vote etc. ;
- Participer à l’organisation et la planification des réunions statutaires dans le respect des délais : assemblées générales, conseil d’administration, comité directeur, bureau ;
- Garantir l’envoi des convocations et garantir le respect des règles de vote ;
- Diffuser l’invitation et l’ordre du jour des réunions des instances, rédaction des comptes rendus et procès-verbaux, diffusion et archivage de ceux-ci ;
- Veiller à mettre à jour les documents juridiques lorsqu’ils sont modifiés (dans le cadre d’un changement de bureau…) ;
- Tenir à jour tous les registres de l’association.
Il ou elle devra être attentif.ve à ce qu’aucune infraction liée au fonctionnement de l’association n’intervienne.
Veiller à la conservation des documents utiles à l’association
- Archiver et classer tous les documents utiles à la vie de l’association comme les statuts, le règlement intérieur, les extraits d’avis de publication de création dans le journal officiel ; les récépissés de déclaration délivrés par les services préfectoraux, les documents d’ouverture de comptes bancaires etc. ;
Être garant des outils de l’association
- Superviser le fichier des adhérents, géré par le RHB et le trésorier ;
- Mettre à disposition les documents concernant le CA et le bureau dans le SharePoint et les partager avec qui de droit ;
- Veiller à ce que tous les courriers soient traités et que les réponses soient apportées
- Renouveler et suivre les demandes des agréments administratifs tous les 5 ans ;
- Être l’interlocuteur des différents responsables et référents de l’association Habitat et Humanisme Manche et de la fédération pour les questions administratives.
Votre profil
Vous avez la connaissance du monde associatif et l’esprit relationnel. Vous êtes polyvalent, organisé et à l’écoute.
Le ou la secrétaire d’association fait partie du bureau de l’association et doit assurer sa gestion administrative ainsi que son bon déroulement dans l’ensemble. Il agit par délégation du président et veille au respect des statuts et du règlement intérieur de l’association.
Compétences et qualité requises
- Rigueur, sens de l’organisation,
- Capacités rédactionnelles,
- Connaissance de Word, PowerPoint etc.,
- Apprécier le travail en équipe,
- Sens de la pédagogie et de l’écoute,
- Compétences dans les outils administratifs et dans le secrétariat.
- Accepter de participer aux formations Habitat et Humanisme.
Modalités d’embauche et contact
Disponibilité : 1 journée par semaine
Adresse : Habitat & Humanisme Manche
54, rue de la bucaille 50100 Cherbourg-en-Cotentin
Tel : 02.33.94.73.17
Mail : manche@habitat-humanisme.org
Contact : Marc Lesauvage : m.lesauvage@habitat-humanisme.org
Tel : 06.68 14 48 39
